Suuremmilla ravintoloilla ja hotelliketjujen ravintoloilla on yleensä myyntipalvelu, jonka tiedot löytyvät joko puhelinluettelosta tai netistä. Jos ravintolalla ei ole myyntipalvelua, keskus osaa kertoa kuka vastaa tilavarauksista ja ravintolamyynnistä.

Soita ensin ja tiedustele löytyykö ravintolalta Sinulle sopivaa tilaa haluamanasi päivänä. Jos ravintolalla on nettisivut, voit tehdä alustavan tiedustelun myös sähköpostilla nettisivujen kautta ja pyytää yhteydenottoa tai jopa sopia tapaamisen ajankohdan.

Myyntineuvottelija/ravintolan myyntihenkilö tarvitsee Sinulta ensimmäisenä nämä tiedot

• tilaisuuden päivämäärä
• tilaisuuden luonne
• henkilömäärä
• mahdollinen ajatus tarjoilun luonteesta (noutopöytä, istuva lounas/illallinen)

Voit varata tilan alustavasti pariksi viikoksi, mutta sen jälkeen yleensä halutaan vahvistus (ellei juhlasi sitten ole vasta esim. vuoden päästä).

Vaikka ravintola ei yleensä peri tilavuokraa tilaisuuksista, joissa kaikki nauttivat yhteisen aterian, se kannattaa tarkistaa. Monet ravintolat perivät ennakkovarausmaksun tilasta heti, kun olet sen vahvistanut. Ravintolassa henkilökunnasta, siivouksesta ja kalusteiden siirrosta ei peritä erillistä maksua. Yleensä ravintola perii eri maksun kukista ja muista koristeista, menyykorteista ja pöytäkorteista, jotka se välittää.

Ravintolan henkilökunta plaseeraa pöydät antamasi pöytäkartan perusteella ja asettelee pöytäkortit sekä menukortit paikoilleen. Voit myös itse toimittaa omat kukat ja koristeet ravintolaan. Vaatemaksu sisältyy yleensä hintaan. Suurimman osan budjetista haukkaavat ruoka ja juomat, sillä varsinkin alkoholijuomien anniskeluhinnat ovat korkeat ravintolassa.

Tutustu tilaan

Ennen kuin jatkat neuvotteluja, tutustu tilaan. Jos tila tuntuu sopivalta, pyydä kirjallinen hintatarjous tulevasta juhlasta. Juhlan suunnittelussa saat asiantuntevaa apua myyntineuvottelijalta/ravintolan edustajalta, joka tuntee oman talon tilat ja niiden mahdollisuudet. Erilaisia perhejuhlia (häitä, syntymäpäiviä) varten on useimmilla ravintolapalveluita tarjoavilla pakettiratkaisuja, joihin sisällytetään kaikki mahdollinen, jopa vihkiparin kuljetus kirkosta ravintolaan.

Tarjouksesta tulisi käydä ilmi seuraavat asiat

• juhlan luonne (esim. syntymäpäiväjuhla, häätilaisuus)
• varattu tila
• päivämäärä ja aika, jolloin tila on varattu käyttöösi
• henkilömäärä
• muutama ruokaehdotus (menyy tai noutopöytä toivomuksesi mukaan) ja juomaehdotukset joko erikseen tai pakettina
• pöytämuotoehdotus
• tilan koristelukulut (kukat ja kynttilät, muut)
• kattaus (liinat, lautasliinat)
• menyykortti, pöytäkortit (voidaanko tehdä puolestasi ja niiden kustannus)
• vieraiden vaatemaksu (sisältyy yleensä)
• mahdolliset muut lisäkustannukset
• laskutus/maksuehdot (ennakkolasku ja sen suuruus)
• (mahdollinen tilavuokra ja mitä tilavuokra pitää sisällään)
• henkilömäärän vahvistusehdot
• varauksen viimeinen vahvistuspäivä ja mahdollinen varausmaksu
• Juhlan luonteesta riippuen voi lisäksi pyytää tarjousta esim.
• hääparin hääsviitistä ja sen tarjoilusta (aamiainen, samppanja/kuohuviini)
• juhlavieraiden majoituksesta (jos kyseessä on hotelliravintola)

Muita ravintolan kanssa sovittavia asioita:

• jos hankit juhlaan orkesterin tai esiintyjiä, on tärkeää että he tutustuvat myös tilaan ja keskustelevat ravintolan edustajan kanssa käytännön järjestelyistä (orkesterin on yleensä tuotava omat äänentoistolaitteet mukanaan)
• tapana on niin ikään järjestää esiintyjille ruokailumahdollisuus illan aikana, sovi siitä
• mikrofonit puheita varten
• mahdollisuus käyttää pianoa/flyygeliä (yleensä veloituksetta jos sellainen on käytettävissä, vain virityksestä peritään maksu)
• häissä ja syntymäpäivillä erillinen lahjapöytä

Koeruokailu

Kun olet saanut tarjouksen, hyväksynyt sen ja löytänyt sopivan ruokaehdotuksen, voit kysyä yhteyshenkilöltäsi mahdollisuutta koeruokailla valitsemasi menyy/noutopöytä. Se on melko yleinen käytäntö varsinkin suurissa juhlissa, joissa tarjotaan useamman ruokalajin menyy. Noutopöydästä voidaan myös valmistaa esim. kaksi alkuruokaa ja kaksi pääruokaa maistettavaksi. Tilaisuudessa ruokatarjoilua voidaan vielä hioa toiveittesi mukaan.

Käy läpi asiat kohta kohdalta

Samassa tilaisuudessa voit käydä läpi tilaisuuden yksityiskohdat kohta kohdalta, hyväksyä ja lyödä lukkoon asiat siltä osin, kun ne koskettavat ravintolan palveluita. Muista myös erikoisruokavaliot (allergiat ja etniset), ja muut erikoistoiveet (pyörätuolit, lasten syöttötuolit). Sitten voitkin hyvällä mielellä jättää juhlan hoitamisen ammattilaisten käsiin. Sinulla itselläsi on nimittäin vielä paljon tekemistä kutsulistojen, kutsukorttien, juhlavaatteiden jne. hankinnassa...